Ekonomiförvaltningens system förnyades
År 2022 var arbetsdrygt för Hansels ekonomiteam eftersom det långa projektet för att förnya ekonomiförvaltningens system fullföljdes. Förberedelserna för en konkurrensutsättning inleddes redan 2021 på hösten genom att anbudsbegäran skickades ut strax före årsskiftet. Innan detta hade vi fört marknadsdialoger med tio leverantörer. Konkurrensutsättningen genomfördes i ett öppet förfarande och det lämnades tre anbud inom utsatt tid. Upphandlingsobjektet var komplext med ett flertal integrationer som troligtvis minskade leverantörernas intresse att lämna anbud, vi förväntade oss nämligen flera anbud. Till vinnare utsågs Azets Insight Oy som vi inledde ett ibruktagningsprojekt med i april efter bokslutsbrådskan.
Under våren arbetades det särskilt med definitioner och rapport- och kalkyleringsunderlag anlades. Vårt digitala team genomförde en anmärkningsvärd del av integreringen under sommaren och på hösten överförde vi gammal data i det nya systemet, i oktober var det dags att börja använda det nya systemet. Med beaktande av projektets storleksklass är vi på alla sätt nöjda med hur projektet framskred — tidtabellen och budgetramarna höll. Lönebetalningen i oktober hade vi för säkerhets skull tidigarelagt med en dag men även den gick alldeles enligt plan.
I konkurrensutsättningen hade vi gett sådana serviceproducenter kvalitetspoäng som också kunde erbjuda ekonomiförvaltningstjänster. Vår tanke var att utlokalisera en del av arbetet och därför vanns konkurrensutsättningen av ett företag som också erbjuder sådana tjänster. Sålunda startade vi genast efter ibruktagningsprojektet ett mindre projekt för en delvis utlokalisering av ekonomiförvaltningens arbetsuppgifter med Azets serviceteam. Nu framskrider även utlokaliseringsprojektet och det börjar uppstå rutiner. Utlokaliseringen inverkade inte på sammansättningen av Hansels ekonomiteam eftersom arbetet tidigare hade utförts av en inhyrd arbetstagare som vi kunder erbjuda anställning åt inom ett annat område. Spänning för teamet medför det första bokslutet som ska göras med de nya systemen och delvis med ny ansvarsfördelning.
